Diarium, insyn och överklagan

En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen är det brev, protokoll, beslutsunderlag och beslut. Men det kan också handla om fakturor, bokföring, e-post, film- eller ljudinspelning till exempel.

En kommunal handling kan vara allmän, eller inte allmän. De handlingar som inte är allmänna är till exempel tjänstemännens interna arbetsmaterial.

Allmänna handlingar kan i sin tur vara offentliga eller sekretessbelagda, det vill säga hemliga. Enligt lagen är en handling allmän när den har kommit in till kommunen, när den förvaras där eller har upprättats där.

Vad innebär sekretess?

Med sekretessbelagda handlingar menar vi "hemliga handlingar". Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda uppgifter om enskilda människors personliga förhållanden.

Offentlighets- och sekretesslagen anger vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Det innebär att kommunen, med stöd av lagen, avgör vad som ska sekretessbeläggas. Så om du skickar ett brev till kommunen och skriver "hemligt, "förtroligt" eller "konfidentiellt" på brevet blir det inte sekretessbelagt, om inte lagen medger det.

Offentlighetsprincipen och handlingsoffentligheten

Offentlighetsprincipen innebär att allmänhet och massmedierna (tidningar, radio och TV) ges insyn i statens och kommunernas verksamhet.

I princip har alla, svenska medborgare och utländska medborgare, rätt att läsa de handlingar som finns hos kommunen. Denna rätt begränsas dock på två sätt:

• allmänheten har rätt att läsa sådana handlingar som betecknas som allmänna handlingar.
• en del handlingar är hemliga, sekretessbelagda enligt lag.

Kommunen har ingen skyldighet att lämna ut handlingarna elektroniskt via e-post. Enligt tryckfrihetsförordningen ska handlingarna lämnas ut genast eller så snart det är möjligt, det vill säga samma dag eller högst inom några dagar.

Enligt lag behöver du inte tala om vem du är när du vill ha allmänna offentliga handlingar. Du behöver inte heller berätta varför du vill ha handlingarna. Ingen har rätt att fråga dig om detta.

Om du nekas att ta del av en handling, ska du enligt lag få ett skriftligt besked om detta. Om du då anser att kommunen har gjort fel, har du möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten. Om du tycker att utlämnandet av handlingen tar för lång tid, kan du klaga hos justitieombudsmannen.

Reglerna om förvaltningsbesvär finns i förvaltningslagen. Du kan överklaga om:

• Om beslutet gått emot dig (du har fått avslag)
• Beslutet angår just dig
• Beslutet går att överklaga

Kommunen är skyldig att skicka med upplysningar om hur beslutet överklagas till den som beslutet angår och som beslutet kan anses ha gått emot.

Den överprövande instansen, vanligtvis länsstyrelsen eller förvaltningsrätten, prövar såväl lagligheten som lämpligheten av beslutet.

Lämpligheten prövas inom de ramar som den tillämpade lagen ger. Den överprövande instansen kan både upphäva beslutet och komma fram till ett annat beslut.

Hur, när och till vem överklagar man?

Överklagandet ska vara skriftligt och ställas till den överprövande instansen men lämnas in till den myndighet inom kommunen som har fattat beslutet.

Överklagandet ska ha inkommit till kommunen inom tre veckor från det att den som vill klaga fick del av beslutet. Om överklagandet har kommit in i rätt tid skickar kommunen det till den överprövande instansen.

Bedömer kommunen att överklagandet har kommit in för sent fattar kommunen ett beslut att avvisa överklagandet. Detta avvisningsbeslut kan överklagas på samma sätt som själva grundbeslutet.

Laglighetsprövning

Reglerna för laglighetsprövning finns i kommunallagen och handlar om en ren prövning av om beslutet är lagligt. Det tas alltså inte hänsyn till om det är ett lämpligt beslut eller ej.

Vid laglighetsprövningen avgör domstolen om det begåtts något formellt fel eller om kommunen överskridit sina befogenheter. Med andra ord, om det strider mot någon lag eller författning.

Du kan överklaga i enlighet med laglighetsprövning om:

• Du är folkbokförd i Kävlinge kommun
• Äger fast egendom i kommunen
• Är taxerad till kommunalskatt i kommunen

Kommunen är inte skyldig att skicka med några anvisningar om hur beslutet kan överklagas när det överlämnas till någon som är specifikt berörd av beslutet.

Hur, när och till vem överklagar man?

Överklagandet ska ske skriftligt och skickas till förvaltningsrätten i Malmö på adressen:

Förvaltningsrätten i Malmö
Box 4522
203 20 Malmö.

Överklagandet ska ha inkommit till förvaltningsrätten inom tre veckor från att beslutsprotokollet är anslaget på kommunens officiella anslagstavla.

Förvaltningsrättens prövning

Förvaltningsrätten upphäver kommunens beslut om den kommer fram till att:

• beslutet inte har tillkommit i laga ordning,
• beslutet hänför sig till något som inte är en angelägenhet för kommunen eller landstinget,
• det organ som har fattat beslutet har överskridit sina befogenheter, eller
• beslutet strider mot lag eller annan författning.

Förvaltningsrätten kan endast upphäva beslutet, den kan inte komma fram till ett annat beslut. Effekten av ett upphävande är att det inte finns något beslut i ärendet längre.

Har kommunen verkställt ett beslut som sedan upphävs är kommunen skyldig att så långt det är möjligt återställa det som gjorts.

Enligt Dataskyddsförordningens artikel 15 (Rätt till information) har du som enskild rätt att begära ett enhetligt registerutdrag från Kävlinge kommun, vilket innehåller en sammanfattning över alla register du önskar få reda på om du finns med i och som Kävlinge kommun är ansvariga för.

Du ansöker om ett registerutdrag genom att fylla i e-tjänsten Begäran om registerutdrag.

Begäran om registerutdrag - e-tjänst Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Att hämta ut registerutdrag

Alla har rätt att begära registerutdrag. Du måste dock legitimera dig för att kunna hämta ut ditt registerutdrag, om du väljer att hämta registerutdraget i Kävlinge kommunhus reception. Giltiga former av legitimering är EU-pass, svenskt körkort eller nationellt ID-kort. Registerutdraget kan hämtas ut via ombud, om både personen som utdraget gäller och ombudet kan legitimera sig. Detta gäller även vårdnadshavare, förmyndare, goda män och liknande.

Vilken information får du?

Du får information om du förekommer i begärda register eller ej.

För varje register du finns med i har du rätt att begära ut en kopia på uppgifterna och information om bland annat:

• vilka kategorier av personuppgifter som behandlas
• vad personuppgifterna används till
• hur länge uppgifterna kommer att sparas
• vilka personuppgifterna har delats med
• varifrån uppgifterna kommer

Kostnader i samband med registerutdrag

Att begära ett registerutdrag är som standard avgiftsfritt. Du kan dock bli nekad eller ombedd att betala en administrativ avgift ifall din begäran är ogrundad, orimlig eller väldigt repetitiv (DSF-artikel 12.5). Skulle så vara fallet, kommer du att bli kontaktad.

Du kan själv välja vilka av kommunens register du vill ha utdrag ifrån – oavsett hur många eller få register du väljer kommer du att få dessa presenterade i ett sammanhängande dokument.

Notera att du enbart får en sammanfattning om varje register, samt att sökningen gäller aktiva registerbehandlingar (alltså, behandlingar där dina personuppgifter inte har gallrats, utan behandlas aktivt).

Handläggningstid på 30 dagar

Kommunen har 30 dagar på sig att behandla din begäran från den dag vi mottar den. Du kan välja att få registerutdraget postat till din folkbokföringsadress eller att kvittera ut det i Kävlinge kommunhus reception mot uppvisande av giltig legitimation. För att få brev skickat till din folkbokföringsadress krävs att du har och anger ett svenskt personnummer.

Skulle du ha några ytterligare frågor, kan du vända dig till kommunens dataskyddsombud Gaelle Syde, gaelle.syde@kavlinge.se

Samtycke vid bildpublicering

Att lämna sitt samtycke är helt frivilligt och kan när som helst dras tillbaka. Vad gäller barn måste dessutom båda vårdnadshavarna ge sitt samtycke.

• Genom att kontakta kommunens kundtjänst på kontakt@kavlinge.se eller 046-73 90 00 kan du även lämna/dra tillbaka samtycke på en skriftlig blankett.
• Genom att nyttja kommunens e-tjänst "Tillbakadragande av samtycke för bildpublicering" Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. kan du dra tillbaka samtycke digitalt.