Dela

Tipsa en kompis
Dela på Facebook Dela på LinkedIn

Smartare processer med styrtavla

Hur skapar man smartare arbetsprocesser och en tydligare överblick? Inom individ- och familjeomsorgen heter lösningen visuell styrtavla. Terese Johansson, förste socialsekreterare, och Johanna Månsdotter, enhetschef, berättar mer.

– Rent fysiskt hänger den utanför handläggarnas rum. På tavlan har vi listat alla steg i utredningsprocessen utifrån ordningen de görs. Tavlan är indelad i rutor där vi kan följa ärendena, varje bricka representerar ett ärende och alla handläggare har varsin färg. Vi har gemensamma avstämningar veckovis och går igenom statusen. Då kan vi se exakt var i processen vi ligger och om vi behöver agera eller stötta upp, berättar Johanna.

Viktigt hjälpmedel i introduktionen

Avdelningen har fått många nya medarbetare den senaste tiden. Tavlan har varit ett viktigt hjälpmedel för att lära ut alla steg i en utredning.

– Har alla rutiner gjorts? Man kan se var det klumpar sig och hjälpas åt genom att ge varandra tips och idéer. Och vi ser vilka steg i processen som tar för lång tid och behöver snabbas upp. En sådan förändring är att vi har börjat ringa och boka tid istället för att skicka brev och vänta på svar, säger Terese.

– På tavlan framgick det också tydligt att en medarbetare inte hann med sina arbetsuppgifter utifrån ett steg. Då tog vi in extra hjälp som stöttade upp på just det steget, säger Johanna.

Förbättrar processer

Utifrån styrtavlan kan gruppen tillsammans tänka ut förbättringsidéer och jobba för att göra utredningsprocessen smartare.

– Tanken är att chefer och medarbetare ska få större inblick i hur hela gruppens ärendebelastning ser ut.
För ledningen är det lättare att bedöma hur vi ligger till i relation till lagstadgade tider och om vi följer överenskommen process. För medarbetarna blir det tydligare hur helheten och kollegornas tjänster ser ut, säger Johanna.

Gemenskapen i fokus

Styrtavlan hjälper medarbetarna att arbeta smartare men den löser inte allt. Stort fokus på avdelningen ligger också på gemenskapen.

– Vi har haft en hög belastning under hösten men hoppas och tror att det kommer lugna sig lite nu. Två nya värdegrundsledare utbildas, totalt kommer vi att ha fyra. Vi har börjat med en så kallad ärendetyngdmätning där vi mäter arbetsbelastningen utifrån olika variabler för att våra medarbetare ska ha en fungerande arbetsbörda och hinna återhämta sig. Vi har dessutom en väldigt aktiv festkommitté som bland annat styrt upp vandringen på Söderåsen under arbetsmiljöveckan, en stegräknartävling och julfika, avslutar Terese.


Uppdaterad 2018-01-19

Besöksadress: Kullagatan 2 i Kävlinge
Postadress: Kävlinge kommun, 244 80 Kävlinge

046-73 90 00